高效制表习惯,避免Excel误算
1- 公式中不可以手动输入数字。
因为别人很难理解数字的含义,而且数字发生变化的时候,需要手动的修改。
(没人能知道表格中的0.17是什么意思,除非你挨个告诉他们)
2- 避免使用太长的公式。
公式越长,阅读和检查起来越困难。
3- 制作工作表的架构。
我们经常遇到这样一些复杂的工作表,打开之后,不知道从何看起,每个工作表的作用是什么?和其他工作表之前的关系也不清晰。
如果这些表格信息不清晰,表格就变的非常的难理解。所以可以在第1页,罗列出工作表的信息,形成结构图,便于读者快速掌握整个Excel文件的结构。
4- 工作表从左向右计算。
工作表一多起来,相互之间的关系就会容易变的混乱,所以我有必要对工作表进行顺序排列。
这里的顺序是要符合读者思考的先后顺序。最重要的是配合计算的顺序。
左边工作表中的数据,是右边的工作表中的数据来源;右边工作表数据,是左边工作表的计算结果。以此类推。
5- 工作表标上颜色,进行分类管理。
用颜色对工作表分类,同时颜色和step3中的颜色相互对应,让表格阅读起来更加容易理解。
6- 不可以隐藏工作表。
隐藏起来的工作表,很容易被遗忘,不小心发给了客户或其他不能看到这些数据的人。(我就曾经把藏在Excel里的小说,发给了老板)
正确的做法,是把这些工作表删掉,或者标记成灰色,表示不可用。
7- 工作表数量越少越好。
工作表如果非常的多,就分类拆分到单独的工作簿里,方便数据和信息的管理。
8- 明确标记处数字的出处。
这样能有效的证明数字的正确性、有效性、权威性。
看过这些制表习惯,不要不以为然,真正的魔鬼都藏在这些细节里,把每一个细节都做好了,我们的工作效率自然就提升上去了。
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